Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc

1.         Phỏng vấn

 Phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc có thể thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên thực hiện cùng một công việc hoặc với cán bộ phụ trách nhân viên thực hiện công việc đó. Phương pháp này sử dụng rất hữu hiệu khi mục đích của phân tích công việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị của công việc. Phỏng vấn cho phép phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt động và các mqh quan trọng trong phân tích công việc mà các phương pháp khác không thể tìm ra. Đồng thời phỏng vấn cũng cho ta cơ hội để giải thích các yêu cầu và chức năng của công việc. Nhược điểm chủ yếu của phương pháp này là người bị phỏng vấn có thể cung cấp thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ các câu hỏi. nhân viên thường cảm thấy rằng việc phân tích công việc được sử dụng như màn mở đầu để thay đổi cơ cấu tổ chức, tinh giản biên chế, nâng cao định mức, v.v…do đó họ thường có xu hướng muốn đề cao trách nhiệm và những khó khăn trong công việc của mình; ngược lại, giảm thấp mức độ và tầm quan trọng trong công việc của người khác. Thêm vào đó, phỏng vấn đòi hỏi cán bộ thu thập thông tin phải tốn nhiều thời gian làm việc với từng ứng viên.

Để nâng cao chất lượng của phỏng vấn phân tích công việc, nên chú ý:

  • Nghiên cứu công việc trước khi thực hiện phỏng vấn sao cho có thể đưa ra đúng các câu hỏi cần thiết.
  • Chọn người thực hiện công việc giỏi nhất và chọn người có khả năng mô tả quyền hạn, trách nhiệm, cách thức thực hiện công việc tốt nhất.
  • Nhanh chóng thiết lập mqh tốt đối với người bị phỏng vấn và giải thích rõ ràng về mục đích của phỏng vấn.
  • Đặt những câu hỏi rõ ràng và gợi ý sao cho người bị phỏng vấn dễ trả lời.
  • Cơ cấu của các thông tin cần thu thập phải hợp lý sao cho khi phỏng vấn không bị bỏ sót những thông tin quan trọng.
  • Kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin với người bị phỏng vấn.

 

2.         Bản câu hỏi

 

Bản câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc. Bản câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước và phân phát cho nhân viên điền các câu trả lời. tổng kết các câu trả lời của nhân viên, cán bộ phân tích sẽ có được những thông tin cơ bản, đặc trưng về các công việc thực hiện trong doanh nghiệp. khi cảm thấy thông tin thu thập qua bản câu hỏi không được đầy đủ, cán bộ nên phân tích nên thảo luận lại với các nhân viên thực hiện công việc. Nhìn chung, bản câu hỏi cung cấp các thông tin nhanh hơn và dễ thực hiện hơn so với hình thức phỏng vấn. để nâng cao chất lượng thông tin thu thập qua bản câu hỏi, cần lưu ý các vấn đề sau:

  • Cấu trúc của các bản câu hỏi.

Ngoài các câu hỏi về các chức năng, nhiệm vụ chính, trong bản câu hỏi cần thiết phải có những câu hỏi về các nhiệm vụ phụ nhân viên phải thực hiện thêm tại nơi làm việc. tuy nhiên các câu hỏi cần xoay quanh trọng tâm các vấn đề phải nghiên cứu và bản câu hỏi nên ngắn gọn. thông thường, không ai thích phải trả lời một bản câu hỏi dài. Một bản câu hỏi càng dài thì người trả lời càng ít chú ý đến nội dung của các câu hỏi.

  • Cách thức đặc câu hỏi.

Các câu hỏi cần thiết kế sao cho đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời và có thể trả lời ngắn gọn. Ở những nơi nào có thể, nên thiết kế các câu hỏi đóng mở, ví dụ: “theo anh/ chị, cường độ làm việc có cao quá không?” hoặc các câu hỏi chọn lựa phương án trả lời. Ví dụ với câu hỏi: “theo anh/chị, một nhân viên cần tối thiểu bao nhiêu thời gian để có thể làm quen với công việc và thực hiện công việc được tốt?”, có thể sẽ có các câu trả lời sau đây đối với công nhân trên dây truyền lắp ráp điện tử:

 

Dưới 1 tháng;                3 tháng;                6 tháng;

1 năm;                           3 năm hoặc hơn nữa;

 

  • nơi thực hiện.

Nên để cho nhân viên thực hiện các bản câu hỏi tại nơi làm việc, Những bản câu hỏi thực hiện ở nhà thường được trả lời kém trung thực và ít chính xác. Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, do đó việc trả lời bản câu hỏi nên được thực hiện trong giờ làm việc sao cho nhân viên không cảm thấy khó chịu vì phải mất thêm thời gian cá nhân của họ.

3.         Quan sát tại nơi làm việc

Quan sát tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc, các máy móc dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả thực hiện công việc. Phương pháp quan sát sử dụng hữu hiệu đối với những công việc có thể đo lường, dễ quan sát thấy, những công việc không mang tính chất tình huống như công việc của người y tá trực hoặc không phải tính toán suốt ngày như công việc của các nhân viên phòng kế toán. Tuy nhiên phương pháp quan sát có thể cung cấp các thông tin thiếu chính xác do hội chứng Hawthone (khi biết mình đang được quan sát, nhân viên có thể làm việc với phương pháp, tốc độ, cách thức, kết quả khác với khi thực hiện công việc trong những lúc bình thường), điều này phản ánh rõ rệt nhất khi cán bộ phân tích vừa quan sát vừa phỏng vấn nhân viên thực hiện công việc.

Để nâng cao chất lượng thu thập thông tin, nên áp dụng:

  • quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật như quay phim, video, đèn chiếu hoặc đồng hồ bấm giây nhằm ghi lại các hao phí thời gian trong thực hiện công việc.
  • Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn chỉnh, (lưu ý, chu kỳ của công việc là thời gian cần thiết để hoàn thành trọn vẹn một công việc.)
  • Nói chuyện trực tiếp với các nhân viên thực hiện công việc để tìm hiểu những điều chưa rõ hoặc bổ xung những điều bỏ sót trong quá trình quan sát.                                                                 ( TS. Trần Kim Dung)

About tuyennhanvienvn

Tuyennhanvien.vn được thành lập ngày 02/09/2011 bởi những chuyên gia trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực, đam mê nghề nghiệp, mong muốn góp phần nâng chất lượng nguồn nhân lực, của doanh nghiệp và của xã hội; giúp cho người lao động thành công hơn trong đời sống việc làm Tuyennhanvien.vn hy vọng rằng thông qua những hoạt động của mình có thể chia sẻ và đồng hành cùng đời sống việc làm của người lao động, chia sẻ với bài toán chất lượng nguồn nhân lực của các tổ chức, doanh nghiệp và đóng góp vào sự phát triển của chất lương nguồn nhân lực của xã hội. Đối với người lao động nói chung: Tuyennhanvien.vn là cầu nối giữa Ứng viên với Nhà tuyển dụng, để cung cấp cho bạn những cơ hội việc làm tốt hơn để bạn thành công hơn trong sự nghiệp. Đồng thời chúng tôi cũng hy vọng rằng bạn có thể tìm thấy sự chia sẻ, tư vấn về đời sống, việc làm, củng cố cho bạn niềm tin và nhận thức mới để bạn có hành động mới thay đổi mình để thành công và thành công hơn nữa Đối với nhà tuyển dụng ( cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp) Bằng kinh nghiệm hoạt động thực tiễn trong nghề, cũng như nhận thức nghề nghiệp Tuyennhanvien.vn thấu hiểu rằng chất lượng nguồn nhân lực là yếu tố quyết định sự thành bại, tiến lên hay thụt lùi của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nhà tuyển dụng đang ngày đêm trăn trở để tìm ra những con người mới, con người đủ tài,đủ đức vào làm việc tại tổ chức của mình để đáp ứng mục tiêu kinh doanh. Tuyennhanvien.vn thấu hiểu những khó khăn của Nhà tuyển dụng khi mà các bạn đang đầu tư thời gian, công sức và tiền bạc cho công cuộc tìm kiếm và thu hút nhân tài mà kết quả chưa được bao nhiêu. Bằng hoạt động của mình, Tuyennhanvien.vn hy vọng cung cấp cho quý cơ quan, doanh nghiệp một đội ngũ lao động hung hậu trong đó có nhiều gương mặt ứng cử viên đủ đức, đủ tài để cho bạn chọn lựa được những người phù hợp với doanh nghiệp mình. Đồng thời chúng tôi cũng cam kết đưa ra các công cụ tiện ích để các bạn tiết kiệm được thời gian công sức để có thể nhanh chóng tìm kiếm và lưạ chọn đúng người. Tuyển người đã là khó, bố trí và sử dụng nhân lực lại càng khó hơn. Quý cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đang ngày đêm trăn trở, làm sao có thể sử dụng đúng người đúng việc, đánh giá hiệu của công việc, phân loại ai tốt, ai chưa tốt để đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ người lao động, đãi ngộ, khuyến khích vật chất và tinh thần….Thấu hiểu điều này Tuyennhanvien.vn cam kết cung cấp cho quý cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp những dịch vụ hoàn hảo. Đối với xã hội Cùng với rất nhiều những công ty tư vấn nhân sự khác, các tổ chức xã hội có liên quan đến lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực, Tuyennhanvien.vn hy vọng sẽ góp sức trong việc phát triển con người, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực nói chung. Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ: TRAN VAN TAN CHIEF OF TUYENNHANVIEN.VN Mobile: 0904650506
This entry was posted in Dành cho nhà tuyển dụng. Bookmark the permalink.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s